Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Inwedo Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą przy ul. P.O.W. 25, 90-248 Łódź, NIP: 725 207 22 09.

zwany w dalszej części umowy „Podmiotem przetwarzającym”

reprezentowana przez:

Dominika Gossa – Prezesa Zarządu,

oraz

podmiotu który umowę zawiera

zwany w dalszej części umowy „Administratorem danych” lub „Administratorem”

§ 1

Powierzenie przetwarzania danych osobowych

  • W celu wykonywania umowy o świadczenie usług w zakresie udostępnienia elektronicznego systemu do obsługi reklamacyjnej zawartej w dniu rejestracji (zwanej dalej „Umową główną”), której przedmiotem jest udostępnienie Administratorowi przez Podmiot przetwarzający autorskiego, elektronicznego systemu do obsługi reklamacyjnej.
  • Administrator danych powierza Podmiotowi przetwarzającemu, w trybie art. 28 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych
    z dnia 27 kwietnia 2016 r. (zwanego w dalszej części „Rozporządzeniem”) dane osobowe do przetwarzania, na zasadach
    i w celu określonym w Umowie głównej oraz w niniejszej Umowie.
  • Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z niniejszą Umową, Rozporządzeniem
    oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.
  • Podmiot przetwarzający oświadcza, iż stosuje środki bezpieczeństwa spełniające wymogi Rozporządzenia.

§2

Zakres, cel i charakter przetwarzania danych

  • Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał, powierzone na podstawie umowy dane klientów Administratora zgłaszających reklamacje,
    w zakresie ich imion i nazwisk, adresu zamieszkania lub firmowego, adresu e-mail, numeru kontaktowego, numeru PESEL
    lub numeru NIP.
  • Powierzone przez Administratora danych dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający wyłącznie w celu wykonywania
    Umowy głównej.
  • Dane będą przetwarzane wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach dostarczonego serwisu do obsługi reklamacji.

§3

Obowiązki podmiotu przetwarzającego

  • Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez
    stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający
    ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 Rozporządzenia.
  • Podmiot przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.
  • Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które
    będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji Umowy głównej oraz niniejszej umowy .
  • Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zapewnić zachowanie w tajemnicy, (o której mowa w art. 28 ust 3 pkt b Rozporządzenia)
    przetwarzanych danych przez osoby, które upoważnia do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji Umowy głównej
    oraz niniejszej umowy, zarówno w trakcie zatrudnienia ich w Podmiocie przetwarzającym, jak i po jego ustaniu.
  • Podmiot przetwarzający po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem usuwa wszelkie dane osobowe oraz
    usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że obowiązujące przepisy prawa nakazują przechowywanie danych osobowych.
  • W miarę możliwości Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania
    na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia.
  • Podmiot przetwarzający po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki zgłasza je administratorowi.

§4

Prawo kontroli

  • Administrator danych zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt h) Rozporządzenia ma prawo kontroli, czy środki zastosowane przez Podmiot
    przetwarzający przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia umowy.
  • Administrator danych realizować będzie prawo kontroli w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego i z minimum 30 dniowym
    jego uprzedzeniem.
  • Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez
    Administratora danych nie dłuższym niż 14 dni.
  • Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych
    w art. 28 Rozporządzenia.

§5

Dalsze powierzenie danych do przetwarzania

  • Administrator danych wyraża ogólną zgodę na dalsze powierzenie przez Podmiot przetwarzający powierzonych mu danych osobowych
    w sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych w oparciu o Umowę główną oraz o niniejszą umowę w całości lub w części
    wymaga skorzystania z usług podwykonawców. Na dzień zawarcia niniejszej umowy Podmiot przetwarzający korzysta z następujących
    podwykonawców:
    • Home.pl - w zakresie następujących czynności: obsługi domeny, hostingu systemu wwReklamacje, wraz z bazami danych;
    • SMS API – w zakresie: wysyłania wiadomości SMS do Klientów;
    • DotPay – w zakresie: obsługi płatności online;
  • Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do uprzedniego poinformowania Administratora o wszelkich zamierzonych zmianach
    dotyczących dodania innych lub zastąpienia dotychczasowych podwykonawców – w takim wypadku Administrator uprawniony
    jest do wyrażenia wiążącego sprzeciwu wobec takich zmian.
  • Informacja obejmująca zamierzone zmiany, o których mowa w ust. 2 powyżej, winna zostać przekazana za pośrednictwem poczty
    elektronicznej na adres: podany przy rejestracji i powinna zawierać:
    • imię i nazwisko/nazwę oraz dane kontaktowe innego podwykonawcy;
    • określenie czynności przetwarzania danych osobowych, w celu wykonywania których Podmiot przetwarzający będzie
      korzystać z usług podwykonawcy.
  • Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na pisemne polecenie Administratora danych
    chyba, że obowiązek taki nakładają na Podmiot obowiązujące przepisy prawa. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania
    Podmiot przetwarzający informuje Administratora danych o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania
    takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
  • Podwykonawca, o którym mowa w §5 ust. 1 i 2 Umowy winien spełniać te same gwarancje i obowiązki jakie zostały nałożone
    na Podmiot przetwarzający w niniejszej Umowie.
  • Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora za nie wywiązanie się ze spoczywających na
    podwykonawcy obowiązków ochrony danych.

§ 6

Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego

  • Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią umowy,
    a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.
  • Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora danych o jakimkolwiek postępowaniu,
    w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych
    określonych w umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych,
    skierowanych do Podmiotu przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach
    i inspekcjach dotyczących przetwarzania w Podmiocie przetwarzającym tych danych osobowych, w szczególności prowadzonych
    przez kontrolerów upoważnionych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie
    danych osobowych powierzonych przez Administratora danych.

§7

Czas obowiązywania umowy

  • Niniejsza umowa obowiązuje przez czas trwania Umowy głównej.
  • W razie rozwiązania/ wypowiedzenia Umowy głównej rozwiązaniu ulega niniejsza umowa i nie jest już możliwe dalsze przetwarzanie
    danych osobowych i świadczenie usług na rzecz Administratora.

§8

Rozwiązanie umowy

  • Administrator danych może rozwiązać niniejszą umowę ze skutkiem natychmiastowym gdy Podmiot przetwarzający:
    • pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli nie usunie ich w wyznaczonym terminie;
    • przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z umową;
    • powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi bez zgody Administratora danych.
  • W razie rozwiązania niniejszej umowy w sposób określony w ust. 1 rozwiązaniu ulega także Umowa główna, nie jest bowiem
    możliwe dalsze świadczenie usług na rzecz Administratora bez prawa do przetwarzania danych osobowych.

§ 9

Postępowanie z danymi osobowymi po zakończeniu ich przetwarzania

  • Po zakończeniu przetwarzania danych osobowych, niezależnie od sposobu lub przyczyny, Podmiot przetwarzający zobowiązany
    jest do:
    • niezwłocznego zwrócenia Danych osobowych Administratorowi i następnie usunięcia wszelkich istniejących ich
      kopii;

    lub

    • niezwłocznego usunięcia Danych osobowych według wyboru Administratora.
  • Dane osobowe lub ich kopie powinny zostać usunięte przez Podmiot przetwarzający w terminie 14 dni od dnia zakończenia
    przetwarzania na podstawie niniejszej umowy.

§ 10

Zasady zachowania poufności

  • Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów
    i danych osobowych otrzymanych od Administratora danych i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych
    w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej („dane poufne”).
  • Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą
    one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Administratora danych w innym celu niż wykonanie
    Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy.

§11

Postanowienia końcowe

  • Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla każdej ze stron.
  • W sprawach nieuregulowanych zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu cywilnego oraz Rozporządzenia.
  • Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z niniejszej umowy będzie sąd właściwy dla Podmiotu przetwarzającego.